سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی

مدیریت امور اداری

مقدمه

در چرخه­‌ی فعالیت­‌های سازمانی، کارکنان مهمترین رکن هر سازمان محسوب می‌­شوند. کارکنان در هر سازمانی، شامل سطوح مختلف شغلی بوده، لذا برای مدیریتِ موارد امور آنها نیاز است نظم اداری برقرار بوده تا الزامات قانونی در این خصوص در مواقع لازم در دسترس و مورد استفاده قرار گیرد.

در این مقاله قصد داریم به نحوه مدیریت امور اداری کارکنان از جمله موضوعاتی از قبیل قرارداد کارکنان، انفصال و تسویه حساب کارکنان و اجرای مقررات اداری شامل مرخصی، ماموریت، اضافه‌­کاری و … اشاره کنیم. این موضوعات فارغ از مقررات داخلی هر سازمان بایستی بر اساس قوانین جاری وزارت کار و رفاه اجتماعی و سازمان تامین اجتماعی رعایت و اجرا شود.

واحد اداری

واحد اداری سازمان­‌ها متولی موضوعاتی از قبیل موارد قانونی، قراردادهای همکاری با کارکنان، موضوعات اداری (مرخصی، ماموریت، اضافه‌­کار، کارکرد)، بیمه‌های تامین اجتماعی و تکمیل درمان و محاسبه سنوات سالیانه و کارکردهای منجر به پرداخت­‌های کارکنان می‌­باشد. در گذشته واحدهای اداری و منابع انسانی تحت عنوان واحد اداری و بعضا اداری مالی تعریف می­‌شدند و مدیران ارشد سازمان‌­ها توقعی بیش از رعایت قوانین و جلوگیری از هرگونه عواقب قانونی برای سازمان را از این واحد نداشتند. با توجه به ظهور مدیریت منابع انسانی در دوران انقلاب صنعتی و تکامل آن در اواخر قرن بیستم در شرکت­‌های خارجی، سازمان­‌های ایرانی هم به سمت ایجاد یا ب­روز رسانی واحدهای اداری خود حرکت کرده و تقریبا از اواسط دهه ۸۰ شمسی این واحدها تحت عنوان اداری و منابع انسانی به کار خود ادامه دادند. هر چند هنوز هم در برخی از شرکت­‌های کوچک در ایران، این واحد کماکان به صورت مشترک با واحد مالی توسط یک مدیر اداره می­‌شود، لیکن فرهنگ وجود یک واحد منابع انسانی مستقل به عنوان متولی اجرای فرایندهای تخصصی در این حوزه در اغلب سازمان­‌های ایرانی کاملا جاری بوده و فرایندها نیز به صورت تخصصی و علمی پیاده‌سازی می‌­شود.

زیرساخت­‌های اداری و منابع انسانی

در حوزه اداری و منابع انسانی سازمان­‌ها، فرایندهایی از قبیل برنامه‌­ریزی راهبردی، جذب و ترک کارکنان، نظام شایستگی کارکنان، مدیریت استعداد، آموزش و توسعه کارکنان، انگیزش، نظام­‌های جبران خدمات کارکنان، و زیرساخت­‌های اداری و منابع انسانی وجود دارد و معمولا سازمان‌­ها بر اساس سطح بلوغشان، در استقرار و پیاده‌­سازی این فرایندها اقدام می‌­کنند.

موضوع مهمی که در برخی از سازمان‌­ها مغفول می‌­ماند، عدم توجه به زیرساخت‌­های اداری و منابع انسانی است. منظور از این زیرساخت­‌ها، همان اقدامات اولیه در راستای ایجاد و تشکیل واحد اداری و منابع انسانی و رعایت الزامات قانونی و حاکمیتی مانند قانون کار و تامین اجتماعی و بهداشت و سلامت بوده و علاوه بر آن استفاده از سیستم‌­های نرم‌­افزاری و سخت‌­افزاری مورد نیاز برای اجرای صحیح و به موقع موضوعاتی از قبیل تردد کارکنان و سیستم­‌‌های اطلاعاتی ب­روز کارکنان می­‌باشد. طبیعی است با نداشتن این موارد و عدم توجه و رعایت این قوانین، استقرار و پیاده­‌سازی هر کدام از فرایندهای منابع انسانی دچار عارضه شده و به جرات می توان گفت که این نظام‌­ها و فرایندها به درستی پیاده‌­سازی و حتی در برخی موارد توسط کارکنان پذیرفته نخواهد شد.

مدیریت امور اداری

مزایای ایجاد زیرساخت‌­های اداری و منابع انسانی

اگر بخواهیم طبقه‌­بندی شده به مزایای استقرار زیرساخت­‌های اداری و منابع انسانی بپردازیم، می‌­توان این مزایا را به شرح زیر لیست نمود:

همراهی و پیروی از قوانین جاری در کشور

جلوگیری از عواقب ناشی از عدم رعایت قوانین برای سازمان

بالا بردن حس تعلق و امنیت شغلی در بین کارکنان به واسطه­‌ی رعایت قوانین و شفافیت

ارتقا برند کارفرمایی در بازار کار

افزایش میزان رضایت کارکنان

ایجاد فرهنگ سیستمی در سازمان بر اساس قواعد و مقررات تعریف شده

ایجاد محیط کار ایمن و سالم در ابعاد جسمانی و روانی برای کارکنان

زمینه‌­سازی فرهنگی و سیستمی برای استقرار و پیاده‌­سازی فرایندهای توسعه منابع انسانی

 

موانع ایجاد زیرساخت­‌های اداری و منابع انسانی

علیرغم اینکه به مزایای ایجاد زیرساخت‌­ها اشاره کردیم و تقریبا به عنوان امری مسجل در ابتدای راه­‌اندازی سازمان­‌ها، نیاز به تشکیل و ایجاد زیرساخت­‌ها کاملا مشهود است، لیکن برخی از مدیران ارشد، این موضوع را مهم تلقی نکرده و در ابتدای کار تمرکز خود را بر راه­‌اندازی کسب و کار می‌­دانند. به طور اجمالی موانعی که می­‌تواند در ایجاد زیرساخت­‌های اداری و منابع انسانی وجود داشته باشد به شرح زیر می‌­باشد:

عدم اهمیت موضوع نزد مدیران ارشد

واگذاری موضوع راه‌­اندازی واحد اداری و منابع انسانی به افراد غیرتخصصی

نداشتن تجربه مدیران ارشد در برخورد با موضوعات قانونی و بی­اطلاعی از عواقب آن

نگاه هزینه‌‎­ای مدیران ارشد به واحد اداری و منابع انسانی

عدم وجود تفکر سیستماتیک مدیران ارشد و وجود نگاه سنتی به واحد اداری و منابع انسانی

پیشنهاد راه حل برای شرکت‌های با جمعیت کم و متوسط

اگر شما هم صاحب شرکتی کم جمعیت یا با جمعیت متوسط هستید، یا در این نوع شرکت‌ها فعالیت‌می‌کنید و فردی دلسوز برای مجموعه خود می‌باشید. بهترین راه‌حلی که در کشورهای توسعه یافته برای این مهم خلق شده،‌ استفاده از خدمات برونسپاری منابع انسانی است. به این ترتیب که به جای تلاش‌های بی‌نتیجه، بخش ادارای خود را به شرکت‌های متخصص این حوزه بسپارید و از مزایایی آن با سرمایه‌گذاری کمتر بهره‌مند شوید.

نتیجه‌­گیری

در پایان می‌­توان چنین گفت که زیرساخت­‌های لازم برای برقراری هر نظام و فرایندی به مثابه‌­ی پی ­ریزی ساختمانی بزرگ تعبیر می­‌شود که هر چقدر این پی­ریزی اصولی و قانونمند انجام شود، طبقات بالاتر این سازه با اطمینان بیشتری ساخته و پابرجا مانده و در بحران­‌ها دست‌خوش فروریختن نخواهند شد. راه‌کاری پیشنهادی ما در رادمان، پیوستن به طرح برون‌سپاری منابع انسانی است، تا شما را در دستیابی به اهداف اساسی کسب و کارتان یاری نمایید.

دیدگاه شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.